お歳暮の申込書を1枚ずつ手で打ち直して送り状を作っている｜1件の注文に送り先が何件も付く贈答品の受注を、10月の受付開始前に前年の送り先リストからどこまでデータで受けるか

お歳暮の申込書には、1枚に送り先が5件、10件と並びます。受付ではそれを送り状発行システムへ1件ずつ打ち直し、去年と同じ住所を今年も打っています。10月の受付開始を前に決めたいのは、前年の送り先リストからどこまでをデータのまま受けるかです。その線は、送り状の取り込み形式、消費税の税率、個人情報の利用目的という3つの決まりから引けます。

申込書1枚の中身は、依頼主・送り先・品物の3段に分かれます

申込書1枚は注文1件ですが、送り状は送り先の数だけ出ます。同じ送り先でも、ハムは冷蔵、焼き菓子は常温と箱を分ければ、送り状は2枚になります。Excelで申込書1枚を1行に収めると、送り先1、送り先2と列が横に伸びて足りなくなります。受注データは、次のように段ごとに分けます。

依頼主と注文（申込書1枚につき1行）
  申込番号 / 依頼主ID / 依頼主名 / 電話番号 / 申込日 / 支払方法

送り先（依頼主ごとに何行でも。翌年も使う）
  送り先ID / 依頼主ID / お届け先名 / 会社名・部署名 / 電話番号
  郵便番号 / 住所（番地まで）/ 建物名・部屋番号
  状態（有効・転居・辞退・宛先不明）/ 最後に送った年

明細（送り先1件×品物1点につき1行）
  申込番号 / 送り先ID / 商品コード / 数量 / 温度帯 / 配達希望日
  のし表書き / 税率区分 / 送り状番号（発行後に書き戻す）

送り状は、明細を送り先・配達希望日・温度帯でまとめた単位で作ります。発行した送り状番号を明細へ書き戻しておくと、回収が必要になったときに贈答の届け先までさかのぼれます。

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送り状の欄の分け方は、運送会社の取り込み形式で決まっています

送り状発行システムにCSVで取り込むときの列の並びと、住所や氏名の欄に入る文字数は、運送会社ごとに決まっています。住所を1つの欄に長く書いたままだと、途中で切れるかエラーで止まります。前年のリストを使うなら、住所を「番地まで」と「建物名・部屋番号」に分け、会社宛てなら会社名と部署名も別の欄にしておきます。郵便番号と住所の食い違いも、ここでまとめて拾えます。運送会社を使い分けているなら、送り先データは自社の形で1つに持ち、書き出すときに各社の並びへ変えます。

品物と送料と包装代では、消費税の税率が分かれます

お歳暮の食品は軽減税率の8%ですが、同じ申込書の送料と贈答用の包装代は扱いが違います。国税庁の軽減税率Q&A（個別事例編）では、別に受け取る送料は飲食料品の譲渡の対価ではないとされています。別に対価を定めた贈答用の包装も、飲食料品の譲渡には当たりません。食品と雑貨のセットは、タックスアンサーNo.6102にある一体資産の要件で判定します。

明細の中身	8%になる場合	10%になる場合
品物	酒類を除く食品の場合	酒類や雑貨の場合
送料	送料込みの価格で、別に受け取らない場合	送料として別に受け取る場合
贈答用の包装	包装代を別に定めていない場合	包装代を別に定めて受け取る場合
食品と雑貨を1つの価格で売るセット	税抜1万円以下で、食品の価額が3分の2以上の場合	税抜1万円を超えるか、食品が3分の2未満の場合

法人の依頼主へのインボイスには税率ごとに消費税額を分けて書くため、送料や包装代は品物と別の行で持ちます。税率は年度で変わります。国税庁のリーフレットでは、2027年4月1日から2年間、飲食料品の税率を1%に下げる改正案が説明されています。法案の成立が前提ですが、明細には「8%」という数字ではなく税率区分を持たせておきます。率そのものは、価格改定の単価と同じように、日付で切り替えられる別の表から引きます。

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前年の送り先を申込書に載せる前に、利用目的の書き方を確かめます

送り先の氏名と住所は、本人ではなく依頼主から受け取る個人情報です。今年の品物を届けることと、翌年の申込書に印字して依頼主へ返すことは、別の使い方です。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、特定した利用目的の範囲を超えて扱うには本人の同意が要るとされています。通信販売であれば、カタログへの掲載も利用目的の公表に当たります。今年の申込書とカタログには、次回以降のご注文でお届け先一覧として使う旨を書いておきます。一覧を返すのは、その送り先を書いた依頼主だけにします。前年分は当時の申込書の書き方を確かめ、迷う点は専門家に相談してから印字します。同じガイドラインは、個人データを正確で最新の状態に保ち、要らなくなれば消去するよう努めることも求めています。「3年続けて送らなかった送り先は一覧から外す」のように、残す年数を自社で決めておきます。

10月の受付で前年リストから受けるのは、送り先の氏名と住所までです

前年の送り先が送り状発行システムの履歴にしか残っていないなら、まずCSVで書き出せるかを確かめます。そのうえで送り先に番号を振り、依頼主ごとの一覧を申込書に印字します。依頼主には、「今年も送る」「送らない」「住所が変わった」のどれかに印をつけてもらいます。一覧を番号とお名前だけにしておけば、別の人に届いても住所は出ません。受付で打つのは、変わった分と新しい送り先だけです。法人の依頼主には同じ列のExcelで一覧を渡し、返ってきたものを取り込みます。品物・数量・配達希望日・のしの表書きは前年の値を引き継がず、毎年あらためて受けます。商品は年ごとに入れ替わり、届ける時期やのしも相手の事情で変わるためです。印字の前に、同じ相手が表記ゆれで2行になっていないかも確かめておきます。

えらびの道は、業務システムをオーダーメイドで開発しています。卸売の受発注・請求、出張販売の管理、介護のシフト管理、ECサイトなどを手がけてきました。贈答品の受注では、次のような部分をお手伝いできます。前年の送り先リストの重複を除き、住所を分けて取り込む作業。依頼主・送り先・明細の3段で受ける受注画面。運送会社ごとの形式での送り状データの書き出し。税率区分ごとに分けた請求書の出力です。データの可視化やレポートの自動化から、機械学習による予測やリアルタイムなデータ収集基盤まで対応しています。進め方は、小さく作って動かしながら育てる形です。たとえば送り先の取り込みと送り状の書き出しから始め、Webでの受付は後から足します。

お歳暮の送り先リストの取り込みまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DX支援を本業にしている会社です。卸売の受発注や請求、介護のシフト管理、出張販売の管理、EC・決済、業務データの収集と予測基盤などを、実際に現場で使う仕組みとして作ってきました。

この記事で扱った贈答品の受注も、御社の申込書と受付の流れに沿ってお手伝いできます。前年の送り先リストから重複を除き、住所を欄ごとに分けて取り込む処理から、申込書に印字する送り先一覧、運送会社ごとの形式に合わせた送り状データの書き出し、送料や包装代を品物と分けた税率ごとの請求書まで、必要なところを選んで作れます。

進め方としては、全部を一度に置き換えることはしません。止まると困る発送まわりから動かし、Webでの受付などは様子を見ながら足していきます。打ち合わせから開発まで同じ人間が担当しますので、受付のご担当者から伺った例外も、そのまま設計に入ります。

まずは、前年の送り先がどこに残っているかを伺うところからで構いません。えらびの道ではオンラインで30分のご相談をお受けしており、費用はかかりません。

よくある質問

お歳暮の送料や包装代にも軽減税率の8%が適用されますか

別に受け取る送料は飲食料品の譲渡の対価ではないため、標準税率の10%になります。送料込みの価格にして別に受け取らなければ、品物が食品なら全体が8%です。贈答用の包装も、包装代を別に定めて受け取るなら10%です。なお、飲食料品の税率は2027年4月から引き下げる案が示されています。

前年のお歳暮の送り先リストを、今年の申込書に印字して送ってもよいですか

まず、送り先の情報を受け取ったときに示していた利用目的に、次回以降のご注文での利用が入っているかを確かめます。一覧を返すのは、その送り先を書いた依頼主本人だけにします。住所を載せず、番号とお名前だけにする方法もあります。迷う点は専門家に相談してから印字してください。

1件の注文に送り先が何件もある受注は、Excelで管理できますか

件数が少ないうちはExcelでも回ります。ただ、申込書1枚を1行に詰めると、送り先が増えるたびに列が足りなくなります。依頼主・送り先・明細の3つに分けて持てば、送り先を翌年も使え、送り状も送り先ごとにまとめて作れます。