大分で業務システムを頼める開発会社が見つからない｜県外の会社にオンラインで発注する前に、現地訪問の回数・現場の見せ方・駆けつけが要る障害の範囲を来年度予算の前に決める【Q&A】

大分の中小企業が業務システムをオーダーメイドで作ろうとすると、県内では候補が2〜3社しか挙がらず、相見積もりが取れないことがあります。そこで県外の開発会社にオンラインで頼むことを考えますが、契約の段階で次の3つを決めていないと、あとで費用と手間が膨らみます。現地に何回来てもらうか、現場の業務をどう見せるか、障害のときにどこまで駆けつけてもらうか、の3つです。発注の前に出やすい質問の順に整理します。

県外の開発会社にオンラインで頼んで、業務は本当に伝わりますか

会議室で説明できる業務は、オンラインでも十分に伝わります。受注の流れ、帳票の項目、締め日の考え方などは、画面共有で資料を見せれば対面と差はほとんどありません。

伝わりにくいのは、画面や資料に乗らない動きのほうです。倉庫で棚を見ながら引当を決めている、紙の伝票に赤ペンで追記して事務所へ回している、電話を受けた人が頭の中で納期を調整している、といった動きです。発注側は当たり前すぎて説明から抜かしてしまい、開発会社は聞かれていないので作りません。稼働してから「この作業ができない」と分かる手戻りの多くは、ここから生まれます。

そのため、オンラインで頼むかどうかよりも、画面に乗らない業務をどうやって相手に見せるかを先に考えておくほうが大事です。

現地に来てもらうのは、何回くらい見ておけばよいですか

業務システム1本であれば、開発期間中に3回を目安にすると組み立てやすくなります。要件定義の始め、受入テストの前、稼働初日の3回です。それ以外の打ち合わせは、週1回のオンライン定例で足ります。

回数を決めたら、目的と参加者まで書いて見積依頼に添えます。回数だけを伝えると、当日に何を見るかが決まらないまま半日が過ぎてしまうからです。

【現地訪問の計画（見積依頼に添付）】
1回目：要件定義の初週（2日間）
  目的：受注〜出荷の現場を通しで見る。紙の伝票と例外の処理を確認する
  参加：開発会社2名 / 当社 営業事務・倉庫責任者
2回目：受入テストの前（1日）
  目的：実データで操作し、現場の担当者が詰まる箇所を洗い出す
3回目：稼働初日〜2日目
  目的：現場に立ち会い、その場で設定と画面の文言を直す
訪問以外：週1回のオンライン定例（60分）
交通費・宿泊費：見積に含めて出してもらう（実費精算にしない）

交通費と宿泊費を「実費精算」にすると、予算を組む段階で金額が確定しません。訪問1回あたりの金額を見積もりの中で出してもらい、回数を掛けた額を予算に載せるようにします。

現場の業務は、オンラインでどう見せればよいですか

1回目の訪問の前に、次の3つを用意しておくと、現地での2日間を観察ではなく確認に使えます。

• 作業の様子をスマートフォンで撮っておきます。手元と画面が両方映る角度で、1件の受注が出荷されるまでを通しで撮ります。
• 例外が入った伝票を20枚ほど集めておきます。手書きで単価を直したもの、分納になったもの、返品が絡んだものなどを含めます。
• 一番忙しかった日の1日の流れを、時刻つきで書き出しておきます。

例外の伝票は、システムの作り込みの量を左右します。通常の伝票だけを見せると、見積もりは安く出ますが、稼働後に例外の処理が全部手作業で残ります。取引先名や個人名は、紙を貼って隠してから撮影すれば十分です。

障害のとき、駆けつけてもらう必要があるのはどこまでですか

駆けつけが要る障害は、ほとんどが機器と社内ネットワークに関するものです。プログラムやデータの不具合は、県外の開発会社でもリモートで直せます。

障害の例	開発会社がリモートで直せる場合	現地の対応が要る場合
画面にエラーが出る・金額が合わない	プログラムやデータの不具合の場合	現場の端末でしか再現しない場合
全員がシステムにつながらない	クラウド側やサーバー側が止まった場合	社内のルーターやLAN配線が原因の場合
ラベルプリンタ・ハンディ端末が動かない	ドライバや設定の不具合の場合	機器の故障で交換が要る場合
社内サーバーが起動しない	遠隔で管理画面に入れる場合	ハードウェアが壊れた場合

右の列の障害は、県外の開発会社が急いで来ても、到着までに半日以上かかります。機器とネットワークは、複合機やLANを見てもらっている県内の業者に任せ、開発会社はソフトウェアだけを受け持つ、と役割を分けておくのが現実的です。サーバーを社内に置かずクラウドにすれば、右の列そのものが減ります。保守費に何が含まれるかは、業務システムの保守費が何の対価なのかを整理した記事も参考になります。

あわせて読みたい毎年払っている業務システムの保守費は何の対価なのか｜障害対応・法改正対応・追加改修の線引きを下期の予算前に確認する

来年度予算には、何をどう分けて載せればよいですか

開発費の1行にまとめず、次のように分けて載せると、決裁の場で中身を説明しやすくなります。

1. 開発費を載せます（要件定義から稼働までの費用）。
2. 訪問費を載せます（訪問1回あたりの金額に3回を掛けた額）。
3. 追加訪問1回分を予備費として載せます。
4. 開発会社のリモート保守費を年額で載せます。
5. 県内業者の機器・ネットワーク保守費を、すでに契約があれば確認して載せます。

追加訪問の予備を入れておくのは、受入テストで現場の担当者が操作に慣れず、もう1回立ち会ってほしくなることがよくあるためです。

訪問回数と障害の受け持ちを見積依頼の段階で決めておくと、複数の会社の見積もりを同じ条件で比べられるようにもなります。条件が揃わないと見積もりがどうずれるかは、見積もりが3社でバラバラになる理由で詳しく書いています。4月に新年度の予算で着手するなら、年内に見積もりを揃えておく必要があります。時期の考え方は来年4月稼働の業務システムが8月着手でギリギリな理由も合わせてご覧ください。

えらびの道は、卸売の受発注・請求、出張販売の管理、介護のシフト管理、ECサイトなどの業務システムをオーダーメイドで開発しています。データの可視化やレポートの自動化から、機械学習による予測、リアルタイムのデータ収集基盤までを扱い、小さく作って動かしながら育てる進め方をとっています。この記事のテーマに沿ってお手伝いできるのは、現地で見る業務と事前に用意する例外伝票の整理、訪問回数と障害の受け持ちを書き込んだ見積条件づくり、現地対応を減らすためのクラウド構成の検討です。社内で見積依頼書を作る段階からご相談いただけます。

県外に発注する前の段取りから、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けに業務システムの受託開発と、データ活用・DXの支援をしている会社です。卸売の受発注・請求、介護のシフト管理、出張販売の管理、EC・決済などのシステムを、実際に設計して稼働まで担当してきました。

この記事で扱った3つの段取りは、御社の業務に合わせて一緒に整理できます。現地訪問の回数と目的の決め方、例外の伝票や作業動画を使った業務の伝え方、リモートで直せる障害と駆けつけが要る障害の分け方です。見積依頼に添える訪問計画や障害の受け持ち表を、来年度予算に載せる前の段階から用意することもできます。

えらびの道では、打ち合わせから開発まで同じ人間が担当します。画面に乗らない業務を聞いた人が、そのまま作る形です。また、全部を一度に置き換えず、止まると困る1業務から動かし、残りは様子を見ながら移していきます。

県外の会社に頼むかどうか、まだ迷っている段階でも構いません。ご相談はオンラインで30分、費用はかかりません。お手元の伝票や業務の流れを見ながら、何から決めればよいかを一緒に確認します。

よくある質問

県外の開発会社に業務システムをオンラインだけで発注できますか？

打ち合わせの大半はオンラインで進められます。ただ、紙の伝票の回し方や倉庫での判断など、画面に乗らない業務は伝わりにくいです。要件定義の始め、受入テストの前、稼働初日の3回程度は現地に来てもらう前提で、回数を見積もりに含めておくと手戻りを減らせます。

開発会社の交通費や宿泊費は見積もりにどう入れればよいですか？

実費精算にすると予算を組む段階で金額が確定しません。訪問1回あたりの交通費と宿泊費を見積もりの中で出してもらい、決めた回数を掛けた額を予算に載せます。受入テストで立ち会いが増えることもあるため、追加訪問1回分を予備費にしておくと安心です。

システム障害のとき、県外の開発会社は駆けつけてくれますか？

プログラムやデータの不具合はリモートで直せることが多く、駆けつけが要るのは主に機器の故障や社内ネットワークの不具合です。県外からでは到着に時間がかかるため、機器とネットワークは県内の業者、ソフトウェアは開発会社と、契約の前に受け持ちを分けておくのが現実的です。