kintoneのアプリが増えすぎて受注から請求までの数字が合わない｜来年度予算の前に、ノーコードで続ける業務と作り直す業務を分ける手順

アプリごとの数字は正しいのに、受注から請求まで通すと合いません

kintoneは、現場の担当者が自分でアプリを作れるところが強みです。そのぶん、見積・受注・出荷・請求とアプリが部署ごとに増えていき、気づくと数十個になっていることがあります。

よく起きるのは、アプリ1つずつの数字は正しいのに、受注から請求まで通すと合わなくなることです。ルックアップは取得した時点の値を写すだけなので、元のアプリで単価を直しても、写した先の値は変わりません。分納や返品があると、受注の残数と出荷の実績がずれていきます。そのため、月末に経理がExcelで突き合わせる作業がなくなりません。

まず、アプリの間で人が転記している箇所を書き出します

アプリの一覧を作るより先に、人がアプリからアプリへ値を写している箇所を書き出します。数字がずれるのは、ほとんどがこの継ぎ目だからです。次の書式で、担当者に聞き取りながら埋めていきます。

【転記箇所の書き出し】
No. | 元アプリ → 先アプリ | 写す項目 | 担当 | 頻度 | 件数 | ずれに気づく場面
1 | 見積管理 → 受注管理 | 品目・単価・数量 | 営業事務 | 毎日 | 15件 | 取引先から請求額の指摘を受けたとき
2 | 受注管理 → 出荷管理 | 出荷予定日・数量 | 倉庫 | 毎日 | 30件 | 分納で残数が合わないとき
3 | 出荷管理 → 請求管理 | 出荷実績・単価 | 経理 | 月末 | 400件 | 会計の売上と差が出たとき

「ずれに気づく場面」の欄が、のちに作り直すかどうかを決める材料になります。取引先や会計に指摘されて初めて気づく継ぎ目ほど、優先度が高くなります。

継ぎ目ごとに、続けるか作り直すかを振り分けます

書き出した継ぎ目を、次の観点で振り分けます。

観点	ノーコードのまま続ける場合	作り直す場合
数字の扱い	件数や状態を記録するだけの場合	金額を計算して次の工程へ渡す場合
明細の形	1件あたりの明細が少ない場合	分納・返品・値引きで明細が枝分かれする場合
変更の頻度	現場が項目を頻繁に変えたい場合	締めた後に値を変えてはいけない場合
外とのつながり	アプリの中で用が済む場合	会計や入金データと突き合わせる場合
直せる人	使う部署の中に直せる人がいる場合	作った人が異動や退職でいない場合

日報や問い合わせ記録、点検の記録などは、kintoneのまま続けたほうが現場は楽です。一方で、受注から請求までの金額が流れる区間は、作り直す側に入ることが多くなります。

作り直す範囲は、金額が確定する区間だけに絞ります

すべてを作り直す必要はありません。受注の確定から請求の確定までを1つのシステムにまとめて、その前後はkintoneとつなぐ形がよく取られます。見積や顧客対応の記録はkintoneに残し、確定した受注だけを渡してもらいます。会計への連携方法は、販売管理と会計の二重入力をCSV・API・RPAで比べた記事も参考にしてください。

多くの会社では年明けに来年度予算を固めます。予算に載せるには、10〜11月のうちに範囲と概算を出しておく必要があります。範囲を絞っておくと、見積もりの幅も狭くなります。

あわせて読みたい販売管理と会計に同じ数字を二重入力している｜CSV連携・API・RPAを費用と壊れやすさで比べる

つまずきやすいのは、アプリに持ち主がいないことです

振り分けで最も時間がかかるのは、アプリごとに「誰が正しい値を決めるのか」を確かめるところです。作った人が異動していて、項目の意味が分からないアプリは珍しくありません。同じ取引先が別の名前で登録されていることも多く、移行の前に顧客マスタの重複と表記ゆれを片づけておく必要があります。使われていないアプリは、この機会に止めてかまいません。

えらびの道は、卸売の受発注・請求、出張販売の管理、介護のシフト管理などの業務システムをオーダーメイドで開発しています。今回のテーマであれば、転記箇所の聞き取りと振り分け、作り直す区間の設計、kintoneとのAPI連携をお手伝いできます。最初は請求の区間だけを小さく作り、動かしながら範囲を広げる進め方をとっています。つないだ後のデータは、売上の可視化やレポートの自動化にも使えます。

kintoneで続ける業務と作り直す業務の切り分けまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DXの支援を本業にしています。卸売の受発注・請求や介護のシフト管理、EC・決済など、日々の業務で使われるシステムを実際に作ってきました。

kintoneのアプリが増えて数字が合わなくなった会社とは、まずアプリの間で転記している箇所を書き出すところから一緒に進めます。そのうえで、受注の確定から請求の確定までの区間を、御社の締め方や分納・返品の扱いに合わせて作ります。見積や日報などはkintoneに残したまま、作った区間とつなぐ形をご提案します。

全部を一度に置き換えることはしません。止まると困る1業務から動かして、残りは様子を見ながら移していきます。打ち合わせから開発まで同じ担当者が受け持つため、現場で伺った事情が開発の段階で抜け落ちにくくなります。

来年度予算に向けて、作り直す範囲と概算を整理したい段階でも、えらびの道にご相談ください。オンラインで30分、費用はかかりません。

よくある質問

kintoneのアプリはいくつまでなら管理できますか？

数そのものより、アプリの間で人が値を写している箇所の数が目安になります。アプリが多くても、それぞれが独立して用が済んでいれば困りません。金額が転記で受け渡されている箇所が増えてきたら、その区間から見直すことをおすすめします。

kintoneから別のシステムに移すと、現場の使い勝手は落ちませんか？

作り直すのを受注から請求までの区間に絞れば、日報や顧客対応の記録はkintoneのまま使い続けられます。現場の担当者が画面を変えずに済む範囲を先に決めておくと、移行への抵抗も小さくなります。

kintoneのプラグインや連携サービスで解決できないのですか？

集計や転記の手間は、プラグインである程度まで減らせます。ただ、分納や返品で明細が枝分かれし、締めた後の値を固定したい区間では、設定が複雑になって直せる人がいなくなりがちです。継ぎ目ごとに振り分けてから決めると、判断がぶれにくくなります。