除却したはずのパソコンとサーバーに固定資産税を払い続けている｜1月末の償却資産申告前に、IT資産台帳と固定資産台帳のズレを下期のうちに突き合わせる範囲

固定資産税の課税明細を開くと、もう社内にない機器の名前が並んでいることがあります。3年前に入れ替えたノートパソコン、クラウドへ移したあとにラックごと撤去したサーバー、返却した複合機です。会計では除却の仕訳を切ってあるのに、課税だけが続いています。償却資産の申告が、会計処理とは別に動く手続きだからです。

会計で除却しても、償却資産の課税は止まりません

償却資産は、土地と家屋以外の事業用資産にかかる固定資産税です。毎年1月1日現在の所有状況を、資産が所在する市町村へ1月31日までに申告します（大分市の償却資産の申告）。期限が土日と重なる年は、翌開庁日に繰り下がります。

申告は前年の内容を引き継ぐ形で行われるため、増えた資産だけでなく減った資産も書き出します。廃棄した機器を「減少資産」として申告しない限り、その資産は翌年も課税対象として残り続けます。固定資産台帳で除却の仕訳を切っても、市町村には何も伝わりません。実際に廃棄するのは情報システムや総務、仕訳を切るのは経理、申告書を作るのは税理士事務所ということも多く、廃棄の事実は3者のどこかで止まります。

申告に含める資産は、帳簿での費用の落とし方で分かれます

同じノートパソコンでも、取得価額をどう費用にしたかで申告の要否が変わります。

どう費用にした場合か	償却資産の申告に含めるか	IT資産での例
10万円未満で取得時に全額を費用にした場合	含めません	5万円台のモニター、無線アクセスポイント
20万円未満で一括償却資産として3年で均等償却した場合	含めません	18万円のノートパソコン
30万円未満で少額減価償却資産の特例を使った場合	含めます	25万円のノートパソコン
耐用年数に応じて通常の減価償却をしている場合	含めます	120万円のサーバーとラック
無形固定資産として計上した場合	含めません	自社利用のソフトウェア、クラウドの利用料
所有権移転外リースで借りている場合	原則として含めません	リース契約の複合機やサーバー

10万円と20万円の区分は国税庁の減価償却のあらましに整理されています。問題は3行目です。中小企業者等の少額減価償却資産の特例を使って取得価額30万円未満のパソコンを全額費用にすると、会計の固定資産台帳には資産として残りません。それでも償却資産としては申告対象になります。台帳に載っていない資産を毎年申告し続けることになるので、廃棄したときに落とす手がかりも台帳の側にありません。この特例は対象法人や適用期限が定められており、延長が繰り返されてきた制度ですので、使える期間は年度ごとに確認してください。どの区分で費用にするかは、システム発注の資産計上と同じ判断の延長線上にあります。

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免税点150万円は「申告しなくてよい」という意味ではありません

課税標準額の合計が150万円未満であれば課税されませんが、申告そのものは必要です。税額は課税標準額に1.4パーセントを掛けて算出されます（大分市の償却資産の税額計算）。1.4パーセントは標準税率ですので自治体によって異なる場合があり、免税点も税率も制度改正で変わることがあります。

この免税点があるため、除却漏れは金額以上に効きます。実在する資産の評価額が合計130万円で、廃棄済みの機器が30万円分残っていると、合計160万円となって免税点を超えます。超えた瞬間に、130万円分にも課税が始まります。40台前後のパソコンを数年おきに入れ替えている会社では、この境目をまたぐことが珍しくありません。

IT資産台帳と固定資産台帳がずれるのは、4つの場所です

ずれる箇所は毎回だいたい同じです。1つ目は粒度です。固定資産台帳は「ノートパソコン一式10台」の1行で、IT資産台帳は個体ごとに管理しています。1台だけ壊れて捨てても、1行を分割できないので落とせません。2つ目は連絡経路です。廃棄の判断と実行は現場側にあり、経理には伝票が起きたときにしか届きません。3つ目は設置場所です。営業所のサーバーを本社へ移すと、申告先の市町村が変わります。4つ目はリース明けです。満了後に買い取った機器は、その時点から自社の申告対象になります。

# 2つの台帳を突き合わせたときに出る4つのパターン
固定資産台帳にあり / IT資産台帳になし  → 現物がない疑い。廃棄の記録を探します
IT資産台帳で廃棄済 / 固定資産台帳に残存 → 除却仕訳と減少申告の両方が未処理です
両方にあり / 設置市区町村が違う        → 申告先の自治体が変わっています
固定資産台帳になし / IT資産台帳にあり  → 30万円未満の特例で費用にした資産の可能性があります

サーバーを社外へ逃がす判断をした会社ほど、撤去した実機が申告に残ります。

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下期に突き合わせるのは、金額の大きいものと入れ替えた分です

全件の照合は現実的ではありません。範囲は2つに絞ります。取得価額が大きく評価額が残っている資産と、直近の入れ替えで動いた資産です。昨年秋のWindows 10のサポート終了に合わせて延命か更改かを判断した会社では、そのとき下げた機器がまとまって申告に残っています。

突き合わせに必要な列は多くありません。

資産番号, 品名, 設置市区町村, 数量, 取得年月, 取得価額, 廃棄日, 廃棄証明
FA-0312, ノートPC一式(10台), 大分市, 10, 2021-11, 1480000, , 
IT-0871, ノートPC #A-07,     大分市,  1, 2021-11,  148000, 2026-03-18, マニフェスト控えあり

廃棄証明の欄が空のままだと、市町村に減少を認めてもらう根拠が残りません。産業廃棄物のマニフェスト控えや引取業者の受領書を、廃棄日と同じ行に紐づけておきます。申告漏れがあった場合に自治体が過去にさかのぼって課税することは大分市の過年度の遡及についてに示されていますが、払い過ぎていた分を戻せるかどうかは、廃棄の事実を示せるかにかかります。1月に思い出すのではなく、廃棄を依頼した記録がそのまま台帳の除却日になる形にしておくのが、来年以降を楽にする唯一の方法です。

えらびの道は、業務システムをオーダーメイドで開発しています。資産管理であれば、機器の個体を1行ずつ持つ台帳を作り、固定資産台帳のCSVと突き合わせて差分だけを出す画面から着手できます。廃棄申請の記録と除却日を同じデータでつなぎ、設置場所の変更も履歴として残す形にできます。小さく作って動かしながら広げる進め方をとっていますので、まずは金額の大きい資産だけを対象に始めて、翌年から範囲を広げることもできます。

台帳のズレをなくすところまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DX支援を本業にしている会社です。卸売の受発注・請求、介護のシフト管理、出張販売の管理、EC・決済、業務データの収集と予測基盤といった領域で、実際に手を動かして作ってきました。

この記事で扱ったIT資産台帳と固定資産台帳の突き合わせも、御社の管理の実態に合わせて組み立てられます。機器の購入から廃棄までを1か所で記録し、少額減価償却資産の特例で固定資産台帳に残らない資産も、償却資産の申告対象として別に追えるようにします。廃棄の申請が情報システムや総務で止まらず、経理まで届く流れも一緒に設計します。

進め方は、全部を一度に置き換えない形をとっています。止まると困る1業務から動かし、残りは様子を見ながら移します。下期は廃棄済み機器の洗い出しだけに絞り、取得時の登録は翌期から広げる、といった範囲の決め方も一緒に考えます。打ち合わせから開発まで同じ人間が担当しますので、現場で伺った話がそのまま設計に入ります。

まずは、いまの資産管理がどんな表とどんな手順で回っているかをお聞かせください。えらびの道ではオンラインで30分のご相談を承っており、費用はかかりません。

よくある質問

廃棄したパソコンの固定資産税は、さかのぼって返してもらえますか

取り扱いは自治体によって異なりますので、資産が所在する市町村の資産税担当へ相談することになります。その際に求められるのは廃棄の事実を確認できる資料ですので、マニフェストの控えや引取業者の受領書を先に探してください。遡れる年数にも制限があります。

30万円未満で費用にしたパソコンも償却資産の申告に入れるのですか

中小企業者等の少額減価償却資産の特例を使って全額を費用にした資産は、償却資産としては申告対象になります。会計の固定資産台帳には残らないため、別途リストを持たないと申告漏れにも除却漏れにもつながります。詳しい要件は国税庁のページで確認してください。

IT資産台帳は固定資産台帳と1つにまとめたほうがよいですか

粒度が違うため、1つにまとめると両方が使いにくくなります。IT資産台帳は個体単位、固定資産台帳は取得単位のまま分けて持ち、資産番号で対応づけるほうが現実的です。年1回の突き合わせは、その対応表があれば差分の抽出だけで済みます。