商品コードの桁に分類と色を入れたら番号が足りなくなった｜4月稼働の新システムで品番を振り直すか引き継ぐかを、社外に出ている範囲から決める

先頭2桁が分類、末尾2桁が色の品番は、どこかの分類から先に埋まります

たとえば「分類2桁＋連番3桁＋色2桁」の7桁で品番を組むと、1つの分類に入れられる商品は999点までです。最初は十分に見えますが、廃番の番号を使い回さないまま10年続けると、売れ筋の分類から先に埋まっていきます。色の2桁も、限定色や別注色が増えるにつれて残りが減っていきます。

番号が足りなくなると、現場がとる手はだいたい決まっています。別の分類の空き番号を借りるか、末尾に英字を足すか、廃番の番号を使い回すかのどれかです。どの手も「品番を見れば分類が分かる」という前提を崩すので、分類別の売上集計が気づかないうちに合わなくなります。

品番にかかわる要件は、社内で決めるものと社外で決まっているものに分かれます

新システムで品番を設計し直す前に、品番がどこで使われているかを洗い出します。社内でしか使っていない番号なら自由に変えられますが、取引先や制度につながっている番号は、自社の都合だけでは変えられません。

品番にかかわる要件	決めているところ	品番を振り直すと困る場合
取引先の発注コード	取引先（EDI・Web受注）	取引先が自社の品番で発注してくる場合
JANコード	GS1 Japan	品番とJANの商品アイテムコードを同じ番号で振っている場合
消費税の税率区分	国（インボイス制度）	税率を品番の分類桁で判定している場合
分類・色・サイズ	自社	帳票やExcelが品番の桁を切り出して集計している場合
売上・在庫の履歴	自社	前年比較を品番ごとに出している場合

JANコードは、GS1 Japanの案内にあるとおり、GS1事業者コードを登録したうえで設定する番号です。登録の費用や更新の条件は年度によって見直されることがあるため、移行の時期に最新の内容を確かめます。税率については、国税庁のインボイス制度のページで示されている適格請求書の記載事項に、税率ごとに区分した金額と適用税率が含まれています。税率や経過措置は税制改正で変わるため、品番の桁で判定せず、商品マスタの項目として持つほうが安全です。

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振り直すか引き継ぐかは、品番が社外に出ている範囲で決まります

確かめること	今の品番を引き継ぐのが向く場合	新しく振り直すのが向く場合
取引先の発注	取引先のEDIやWeb受注に自社品番が登録されている場合	取引先がJANコードか先方の品番で発注してくる場合
番号の残り	足りなくなりそうな分類が一部に限られる場合	主力の分類で残りが1割を切っている場合
例外の量	借り番号や英字付きが数十件にとどまる場合	例外が数百件あり、桁の意味が崩れている場合
カタログ・値札	印刷物の改版が来年度以降になる場合	4月にカタログを改版する予定がある場合

どちらか一方に決めきれないことも多くあります。その場合は、既存の品番はそのまま引き継ぎ、新しく登録する商品から意味を持たない連番にする方法がとれます。

分類と色は、品番の桁ではなく商品マスタの項目で持ちます

品番は商品を見分けるためだけの番号にして、分類・色・税率区分は別の列に分けます。

品番,旧品番,商品名,分類,色,税率区分,JANコード,取引先品番
1000245,1312705,ステンレス保存容器L,13,05,10%,4912345xxxxxx,KT-2210
1000246,,ステンレス保存容器L 限定色,13,K1,10%,4912345xxxxxx,

こうしておくと、分類の体系を組み替えても品番は変わりません。色の種類が100を超えても、桁があふれることはありません。旧品番の列を残して検索画面で引けるようにしておけば、現場が覚えている番号もそのまま使えます。

4月稼働の半年前に決めておくのは、新旧対応表の持ち主です

来年4月稼働のスケジュールで考えると、10月のうちに品番を変えるかどうかを決めておかないと、取引先へのお知らせが年明けにずれ込みます。移行で一番手間がかかるのは、例外の品番を1件ずつ仕分ける作業です。

旧品番,新品番,扱い,確認する部署
1312705,1000245,そのまま移す,営業部
1399912,1000318,借り番号を本来の分類へ戻す,商品部
13127A5,1000319,英字付きを別商品に分ける,商品部

この対応表を誰が確かめて確定させるのかを、先に決めておきます。過去の伝票をどこまで新しい品番に寄せるかは、データ移行費の判断基準と合わせて見積もると、費用の膨らみを抑えられます。旧システムと並行して動かす期間は、旧品番と新品番の両方で伝票が届く前提で、受注の画面がどちらの番号でも受け付けられるようにしておきます。

えらびの道では、卸売の受発注・請求、出張販売の管理、介護のシフト管理、ECサイトなどの業務システムをオーダーメイドで開発しています。品番の見直しでは、今の商品マスタから例外の品番を拾い出して新旧対応表の下書きを作るところから、旧品番でも引ける商品マスタや、取引先品番・JANコードとのひも付けを新しいシステムに用意するところまでお手伝いできます。品番体系を切り替えた前後で分類別の売上を比べられるように、集計やレポートの自動化もあわせて組めます。最初は商品マスタと受注まわりだけを小さく作り、動かしながら対象を広げていく進め方をとっています。

品番の振り直しまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DX支援を本業にしている会社です。これまでに、卸売の受発注・請求、介護のシフト管理、EC・決済など、日々の業務で使うシステムを開発してきました。

品番を振り直すか引き継ぐかの判断も、御社の状況に合わせてお手伝いします。取引先の発注のしかたや、今の品番の桁を切り出して集計している帳票・Excelを一緒に確かめます。そのうえで、旧品番との対応表と、分類・色・税率区分を別の項目に分けた商品マスタを設計します。

新システムへの移行も、全部を一度に置き換えるわけではありません。受発注のように止まると困る業務から動かし、残りは様子を見ながら移していきます。打ち合わせから開発まで同じ人間が担当するので、品番の事情を担当者が変わるたびに説明し直す必要はありません。

4月の稼働に向けて、品番をどうするか迷っている段階でもご相談いただけます。オンラインで30分、費用はかかりません。えらびの道まで、お気軽にお問い合わせください。

よくある質問

商品コードに分類などの意味を持たせるのはやめたほうがいいですか？

品番の桁に分類や色を持たせると、番号が尽きたときや分類を組み替えたときに、品番ごと変えなければならなくなります。新しいシステムでは品番を意味のない連番にし、分類・色・税率区分は商品マスタの別の項目で持つほうが、体系の変更に強くなります。現場が覚えている旧品番は、検索用に残しておけます。

システムの移行で品番を変えると、取引先に影響はありますか？

取引先がEDIやWeb受注に自社の品番を登録して発注している場合は、先方のマスタも書き換えてもらう必要があります。先方の作業の日程に左右されるため、稼働の半年ほど前には変えるかどうかを決めてお知らせします。JANコードで発注を受けている取引先には、影響はあまり出ません。

旧品番と新品番はいつまで併用すればいいですか？

旧システムと並行して動かす期間と、取引先や印刷物に旧品番が残る期間のうち、長いほうが目安になります。新しいシステムに旧品番の列を残しておけば、併用をやめたあとも過去の伝票や問い合わせを旧品番から探せます。いつまで併用するかを決めないままだと二重管理が続くため、終わりの日は先に決めておきます。