取引先ごとに違うWeb受注サイトへ毎朝ログインして転記している｜FAXをやめて増えた手入力を、秋の繁忙期前に集約するかの判断

FAXの受注をやめ、取引先ごとのWeb受注サイトに切り替えたのに、朝の作業時間が減らないというご相談を夏によくいただきます。受注の入り口は紙から画面に変わりましたが、そこから自社の販売管理システムへ入れる作業は人の手のまま残っているためです。秋の繁忙期の前に集約すべきかどうかを、現場でよく出る質問の順に答えていきます。

毎朝、取引先ごとのWeb受注サイトを回っています。1つにまとめられますか

入り口そのものは1つにできません。取引先が自社の受注サイトを使うと決めている以上、ログイン先の数は減らせないものとして考えます。まとめられるのは出口のほうで、各サイトから出てくる注文データを自社の受注データベースに1本化する形になります。ログインは残りますが、開いて読んで打ち直す作業はなくなります。判断の材料になるのはサイトの数ではなく、1か月に流れる注文明細の行数です。行数の少ないサイトは、自動化しても効果が数字に出ません。

FAXをやめたのに、なぜ入力の手間が増えたのですか

紙は1枚に必要な情報がまとまっていて、見ながら1回で入力できていました。Web受注サイトは、ログイン、期間の指定、一覧の表示、明細の展開と手順が分かれ、しかもその手順がサイトごとに違います。取引先の商品コードを自社の品番に読み替える対応表も、サイトの数だけ別々に育ってしまいがちです。もう一つ効いているのが、紙なら机の上に残るのに対し、画面では「まだ見ていない注文」が見えない点です。取りこぼしが怖いので、注文が入っていない日でも全部開くことになります。ここは件数と関係なく毎朝かかります。

なお、受注サイトで受け取った注文データは電子取引に当たります。画面から転記した控えではなく、受け取ったデータそのものを検索できる状態で保存する必要があり、要件は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイト（電子取引関係）に整理されています。

取引先に「データで送ってください」と頼んでよいものですか

頼んで構いません。ただし「システムを変えてください」ではなく、「今のサイトから出せるものを教えてください」という聞き方にします。CSVのダウンロード機能がすでに付いているのに、現場の担当者が知らないだけという場合が実際にあります。窓口は情報システム部門よりも、日ごろやり取りしている営業担当に聞くほうが早く進みます。文面は次の程度で足ります。

いつもお世話になっております。
貴社の受注サイトについて、3点うかがえますでしょうか。

1. 注文明細をCSVなどのファイルで出力する機能はありますか
2. 出力できる場合、項目名と文字コードが分かる資料はありますか
3. 自社システムから接続する仕組み（API・EDI）のご用意はありますか

こちらで注文の取り込みを自動化したく、可否の確認のみでお願いします。

画面から取り込む仕組みは、あとで壊れませんか

壊れます。問題は壊れるかどうかではなく、どこが止まって、そのとき人の手に戻せるかどうかです。取り込み方ごとに、止まるきっかけが違います。

取り込み方	向いている取引先	止まるとき
CSVのダウンロード	明細をファイルで出力できる取引先	列の並びや項目名が変わったとき
API・EDIでの接続	接続の仕様が用意されている取引先	認証方式や仕様が改定されたとき
画面操作の自動化（RPA）	出力の手段が何もない取引先	画面の見た目やログイン方法が変わったとき
手入力の継続	月に数件しか注文が来ない取引先	担当者が休んだり辞めたりしたとき

繁忙期の最中に止まったとき、代わりに人が入力できる状態が残っているかどうかで被害の大きさが変わります。手段ごとの費用と壊れやすさは販売管理と会計に同じ数字を二重入力しているでも比べていますし、サイトが増えすぎたこと自体が気になる場合はバラバラに増えたクラウドサービスを1つにまとめるべきかが近い話になります。

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秋の繁忙期に間に合わせるには、いつ決めればよいですか

9月に入ってから作り始めると、確認作業が繁忙期と重なります。8月中に決めておきたいのは、全部を自動化するかどうかではなく、どの取引先を今回の対象にするかです。明細の行数が多い上位2〜3社だけ先に取り込み、残りは手入力のまま繁忙期を越す進め方が現実的です。判断の前に、次の棚卸しを1枚作っておくと話が早くなります。

取引先名 / サイト名 / ログインの担当者 / 朝の所要時間(分)
月間の注文件数 / 月間の注文明細行数 / CSV出力の可否
商品コードの読み替えの要否 / 締め時刻 / 繁忙期の増え方(倍率)

1行1サイトで並べると、所要時間の合計を眺めていたときには見えなかった着手の順番が出てきます。

えらびの道では、卸売の受発注や請求まわりの業務システムをオーダーメイドで開発しています。受注の集約では、取引先ごとに形式の違うCSVを1つの受注データに寄せる取り込み、商品コードの読み替え表の管理、取り込みに失敗した注文を担当者に知らせる仕組みまでを作ります。データの可視化やレポートの自動化、注文実績をもとにした予測にも対応しています。最初から全社分をつなぐのではなく、行数の多い取引先1社から動かし、繁忙期を越えながら対象を増やす進め方をとっています。

取引先ごとのWeb受注サイトの集約まで、えらびの道でお手伝いできること

えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DXのご支援をしている会社です。卸売の受発注・請求、介護のシフト管理、出張販売の管理、EC・決済まで、実際に手を動かして作ってきました。

取引先ごとのWeb受注サイトからの取り込みは、御社の取引先の顔ぶれに合わせて組み立てます。CSVで出せる取引先、API・EDIで接続できる取引先、画面操作の自動化しか手のない取引先を仕分けしたうえで、自社の受注データベースへ1本化するところまでを担当します。商品コードの読み替え表の整理や、受け取った注文データを検索できる形で残す設計も含みます。

えらびの道の進め方は、全部を一度に置き換えないことです。注文明細の行数が多い取引先から自動化し、残りは手入力のまま様子を見ながら移します。繁忙期の最中に止まっても人の手に戻せる状態を残しておくためです。打ち合わせから開発まで、同じ人間が担当します。

集約すべきかどうかの判断だけでも構いません。オンラインで30分、費用はかかりませんので、秋の繁忙期の前に、どこから手を付けるとよいかを一緒に整理できればと思います。

よくある質問

取引先のWeb受注サイトからCSVを自動で取り込むには、どのくらいの期間がかかりますか

対象が1〜2社で出力機能がすでにある場合は、取り込みと商品コードの読み替えだけであれば数週間程度が目安になります。実際には出力の可否や項目名について取引先の回答を待つ時間がかかりますので、照会は着手前に済ませておくと全体が短くなります。

RPAで画面から取り込むのと、CSVで取り込むのはどちらがよいですか

ファイルで出力できるのであればCSVを選びます。RPAは画面の変更で止まりやすく、繁忙期には直す手が空いていないためです。出力手段が何もない取引先に限ってRPAを使い、止まったときは手入力に戻せる状態を残しておきます。

受注サイトから取り込んだ注文データは、どのように保存すればよいですか

取引先から受け取ったデータそのものを、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にして保存します。自社システムへ取り込んだ後の加工済みデータだけを残す形にはせず、元のファイルも合わせて保管しておくと、あとの照会に応じられます。