社用車の車検と保険の期限が総務のExcelにしかありません｜白ナンバーのアルコールチェック記録と免許証の有効期限を、年末の事故多発期前に車両台帳へどこまで寄せるか

この記事の事例は、実際にいただくご相談をもとにした想定ケースです。特定の企業を指すものではありません。

社用車が18台あり、車検の満了日と任意保険の更新日は総務担当者のExcelに入っています。ファイルの名前は「車両管理表_最新」で、更新できる人は1人です。営業所の車だけは所長が別のシートで持っていて、両方を突き合わせた人はいません。困るのはその担当者が休んだ日ではなく、どちらが正しいシートなのか誰も答えられなくなった日です。同じことは共有フォルダに「最終版」が並ぶ状態でも起こります。

満了日が同じ間隔で並ばないので、Excelの手計算が崩れます

車検を「2年に1回」と思って表を作ると、合わない車が出ます。道路運送車両法第61条では、自家用の乗用自動車は初回が3年でその後は2年ごとですが、自家用の貨物自動車で車両総重量8トン未満のものは初回が2年で、それ以降は1年ごとになります。営業車のバンや軽の箱車が混ざっている会社では、同じ社用車の中に2年の車と1年の車が並びます。

任意保険の満期はさらに別の日付です。全車をまとめて同じ満期にしている会社もあれば、期中に買い足した車だけ満期がずれている会社もあります。自賠責は車検と一緒に更新するので車検側に寄りますが、任意保険は寄りません。1台に対して起点も間隔も違う日付が3つ以上ぶら下がるため、手で数える限りどこかで1台落ちます。

車両台帳へ寄せるかどうかは、対象ごとに別々に決めます

全部を一度にシステムへ移す必要はありません。対象ごとに条件で切り分けます。

管理する対象	Excelのままでよい場合	車両台帳へ寄せる場合
車検の満了日	全車が同じ区分で、10台以下の場合	乗用と貨物が混在し、1年車検と2年車検が並ぶ場合
任意保険の満期日	全車を同一満期でまとめている場合	中途で付けた車やリース車で満期がばらける場合
免許証の有効期限	運転者が固定で、本人が更新を申告している場合	パートや短期の運転者が入れ替わる場合
アルコールチェックの記録	全員が同じ事務所で対面確認できる場合	直行直帰や早朝出発があり、確認者が離れている場合
事故・違反の履歴	発生がまれで、報告書を紙で綴じている場合	保険の等級と指導対象者を車と人の両面で見たい場合

台帳に持つ項目は、満了日を計算して通知できる最小限で足ります。

車両ID, 車種区分, 使用の本拠, 主たる使用者ID, 車検満了日, 任意保険の満期日, リース終了日
V-007, 貨物(8t未満), 本社, EMP-118, 2026-12-18, 2027-03-31, 2028-05-31

何日前に知らせるかは、予約や見積の所要日数から逆算します。この数え方は保守契約の次回点検日をデータへ移した話と同じ考え方になります。

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アルコールチェックは期限ではなく、毎日たまる記録です

乗車定員11人以上の自動車を1台以上、またはその他の自動車を5台以上使っている事業所は、白ナンバーでも安全運転管理者を選任します（道路交通法施行令第4条）。自動二輪車は0.5台として数えます。その業務として、道路交通法施行規則第9条の10では、運転の前後に運転者の酒気帯びの有無を確認すること、確認の内容を記録して1年間保存すること、アルコール検知器を常時有効に保持することが定められています。

ここで性質が変わります。車検や保険は年に1回や2回の期限ですが、アルコールチェックは1人あたり1日2回発生する記録です。運転者が25人いれば、年間で1万行を超えます。Excelの月次シートに追記しても保存自体はできますが、1年後に「誰の、いつの分か」を探す場面で止まります。判断の分かれ目は行数ではなく、確認する人と運転者が同じ場所にいるかどうかです。離れている時点で、記録は口頭とメモから離れたところに置く必要があります。

免許証の期限を車両台帳に写すと、二重管理が始まります

免許証の有効期限は車ではなく人に付く情報です。車両台帳の使用者欄に有効期限を書き写すと、担当車が変わるたびに転記が発生し、退職した人の免許情報が車両側に残ります。置き場所は従業員のデータ側にして、車両台帳からは参照するだけにしてください。

更新の時期は誕生日を挟んだ期間に来るため、人によってばらけます。区分や年齢で有効期間の年数も変わるので、一律に「3年後」と置いた表は必ずずれます。本人の申告に頼れるのは、運転者が固定で人数が少ない間だけです。資格や法定講習と同じ扱いになるため、資格の期限をExcel台帳から仕組みへ移す判断と一緒に設計すると、台帳が2つに割れずに済みます。

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年内に決めるのは、12月の朝に何を見て出すかです

12月は日没が早く、夕方の配送と当日の予定変更が重なります。年末の交通安全運動も各地で行われる時期です。この時期に間に合わせる範囲は、次の3つに絞ると現実的です。全車の満了日が1画面で出ること、期限前に自動で通知が届くこと、その日の確認記録が運転者ごとに残ることです。

45日前: 車検満了 → 総務 + 主たる使用者
14日前: 車検が未予約の車のみ → 所属長にも
30日前: 任意保険の満期 → 総務
60日前: 免許証の有効期限 → 本人 + 所属長

保険の等級比較や代替車の検討まで画面に載せるのは、来年度で構いません。年内は、12月の朝に総務が1画面を開けば済む状態までで十分です。

えらびの道は、業務システムをオーダーメイドで開発しています。車両管理であれば、車両・保険契約・運転者の3つを別の台帳に分けたうえで、満了日の一覧と期限前の通知を出す小さな画面から作ります。アルコールチェックの記録はスマートフォンから入力し、日付と運転者で後から探せる形にできます。走行距離や整備費用が貯まったあとで、車種ごとの維持費を集計するところまで広げられます。

車両の期限をデータで持つところまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用・DX支援を本業にしている会社です。卸売の受発注・請求、介護のシフト管理、出張販売の管理、EC・決済、業務データの収集と予測基盤といった領域で、実際に手を動かして作ってきました。

この記事で扱った車検の満了日と任意保険の満期日も、御社の保有車両に合わせて組み立てられます。乗用と貨物で違う車検の間隔をそのまま計算し、任意保険の満期やリース終了日は別の起点として持たせます。免許証の有効期限は運転者の側に持ち、毎日たまるアルコールチェックの記録は車両台帳と分けて設計します。

進め方は、全部を一度に置き換えない形をとっています。止まると困る1業務から動かし、残りは様子を見ながら移します。年内は満了日の通知だけに絞り、アルコールチェックの記録は年明けから広げる、といった範囲の決め方も一緒に考えます。打ち合わせから開発まで同じ人間が担当しますので、現場で伺った話がそのまま設計に入ります。

まずは、いまの車両管理表にどんな日付が並んでいるかをお聞かせください。えらびの道ではオンラインで30分のご相談を承っており、費用はかかりません。

よくある質問

白ナンバーでもアルコールチェックの記録は必要ですか

安全運転管理者の選任が必要な事業所であれば、白ナンバーでも運転の前後に確認し、その記録を1年間保存します。アルコール検知器を常時有効に保持することも求められます。台数が基準に届かない事業所でも、社内規程として同じ運用にしている会社があります。

車両管理はExcelのままでも法令上は問題ありませんか

記録の作り方まで一律に指定されているわけではないため、Excelでも要件は満たせます。実際に問題になるのは、担当者以外が最新版を開けない状態や、1年前の記録を日付と運転者から探し出せない状態のほうです。

車両台帳は既存の人事や勤怠のデータとつなげられますか

運転者を従業員コードで持っておけば、免許証の有効期限や適性診断の受診日を人事側に置いたまま参照できます。車両台帳へ個人情報を写し取らずに済むので、退職したときの削除も片側だけで完了します。