当直表の自動作成システム

Background

背景

医師33名が在籍する医療機関。毎月の当直表は、各医師から届く依頼書と「この日は出られない」という回答を突き合わせながら、担当者が手で組んでいました。依頼書の形式は送り主によってばらばらで、メール本文のもの、Excel、PDF、Wordが混在します。年配の先生も多く、出来上がる表のレイアウトが変わること自体が現場の抵抗になるという事情もありました。

1. STEP 01

   現物の収集・条件の言語化

   実際に届いている依頼書と回答を一式お預かりし、担当者が頭の中で行っていた判断（誰をどこに置けるか、置いてはいけないか）を条件として書き出しました。

2. STEP 02

   依頼書の取り込み

   メール本文・Excel・PDF・Wordが混在したまま投げ込めば読み取れるようにしました。形式を揃えてもらう運用は、続かないからです。

3. STEP 03

   割り付けの開発

   出られない日を絶対に踏まないことを前提に、役職の条件と同じ日の掛け持ちを避けながら枠を埋める処理を開発。担当の偏りも見えるようにしました。

4. STEP 04

   帳票レイアウトの再現

   これまで使われてきた表の見た目をそのまま出力できるようにしました。中身が正しくても、見た目が変わると使ってもらえないためです。

5. STEP 05

   実データでの実証

   実際の翌月分の依頼書と回答をその場でお預かりし、取り込みから割り付けまでを目の前で実行しました。

Operation

運用・伴走

2026年9月、実際の依頼書18件と翌月の回答をその場でお預かりし、取り込みから当直表のたたき台の作成までを実演しました。導入については先方で検討中です。