順番取り受付システム

Background

背景

小さなお子さんを診る小児クリニック。予約の受付開始日になると電話が集中し、受付の方が対応に追われる一方で、かけてくる側もつながらない状態が続いていました。予約の詳しい内容は結局その場で口頭のやり取りが必要なため、電話そのものをなくすのではなく「先に順番だけ押さえる」形にする必要がありました。

1. STEP 01

   運用の整理

   順番だけをWebで取り、詳しい内容は従来どおり電話で確認する形に切り分けました。全部をWebに載せようとすると、かえって現場が回らなくなるためです。

2. STEP 02

   登録の設計

   登録するのは親御さんで、お子さんを何人でも紐づけられるようにしました。ごきょうだいは同じ番号の枝番として扱い、受付の方が家族単位で把握できるようにしています。

3. STEP 03

   診療区分と受入人数

   診療の種類を4つと自由入力の1枠に分け、それぞれに受け入れる人数を設定できるようにしました。日によって枠の配分を変えられます。

4. STEP 04

   対応履歴

   架電の記録を1件ごとに残すようにしました。出られなかった、かけ直す、対応済みといった状態が引き継げます。

5. STEP 05

   費用を抑える選択

   本人確認にSMSの認証は使わず、パスワードとパスキーにしました。1通ごとに費用がかかる仕組みは、毎日使うものには向かないためです。

Operation

今後の進め方

2026年9月時点で、院内に設置する前の最終確認を進めています。導入後の運用支援まで含めてお請けする予定です。