FAXの注文を受注担当が手で打ち直している｜Web発注へ移ってもらう得意先とFAXのまま入力を減らす得意先を、年末の受注ピーク前に注文件数と書き方で分ける【Q&A】

FAXで届いた注文書を見ながら、受注担当が品番と数量を販売管理に打ち直している会社は少なくありません。社内では「全部Web発注にしてもらえば済む」という声も出ます。ただ、得意先ごとに事情が違うため、一律に切り替えようとすると、年末の忙しい時期に混乱が起きます。この記事では、現場でよく出る質問に順にお答えします。

FAXの注文は、まず何から数えればよいですか

最初に数えるのは、得意先ごとの注文件数と注文書の書き方です。受信したFAXを1か月分、得意先ごとに束ね、次のような一覧にまとめます。

得意先, 月の注文件数, 1枚あたりの行数, 書き方, 訂正・追加のFAX
得意先A, 42, 3, 当社の注文書に手書き, 6
得意先B, 8, 12, 得意先のExcelを印刷, 0
得意先C, 20, 25, 便せんに手書き, 4

件数に加えて、1枚あたりの行数と書き方も記録します。入力の手間は「件数×行数」で決まり、読み間違いの起きやすさは書き方で決まります。訂正や追加のFAXが多い得意先では、同じ注文を二重に受けてしまうおそれもあります。

Web発注に移ってもらいやすいのは、どんな得意先ですか

Web発注に移ってもらいやすいのは、件数が多く、毎回同じ品目を頼む得意先です。前回の注文を呼び出して数量だけ直せる画面にすれば、先方の手間もFAXより少なくなります。パソコンで作った注文書を印刷してFAXしている得意先も、すでに画面で入力しているので、送り方を変えるだけで済みます。反対に、厨房や現場から手書きで送ってくる得意先は、パソコンの前に人がいないことが多くあります。無理にお願いすると、注文が電話に流れてしまいます。

観点	Web発注へ移ってもらう場合	FAXのまま入力を減らす場合
注文件数	月に20件を超える場合	月に数件しかない場合
品目	毎回ほぼ同じ品目を頼む場合	季節ごとに品目が入れ替わる場合
書き方	パソコンで作った注文書を印刷している場合	現場で手書きしている場合
発注する人	事務担当が決まっている場合	その日の当番が送ってくる場合

FAXのまま残す得意先は、どう入力を減らせますか

まず当社の書式の注文書を配り、品番と数量を書く欄を決めます。得意先ごとによく出る品目をあらかじめ印字しておき、数量だけ書いてもらう形にすると、読み取る箇所が減ります。受注画面も、得意先を選ぶと定番品が並び、数量を入れるだけで済む作りにできます。FAXを文字認識で読み取る方法もあります。ただ、書式がそろわないうちに入れると、読み取り結果の確認に時間を取られます。先に書式をそろえておくことをおすすめします。

年末の受注ピーク前に、どこまで切り替えればよいですか

10月中に数え終え、11月の前半に件数の多い数社へお願いするところまでが目安です。12月に入ってから新しい発注方法を始めると、操作の問い合わせと注文の取りこぼしが同時に増えます。切り替えの途中は、同じ注文がWebとFAXの両方で届くことがあります。どちらを正とするかを得意先に伝えておきます。あわせて、同じ日に同じ得意先から2件の注文が入ったときに知らせる仕組みも用意しておきます。Webでは締め時刻を画面に出せるので、その時刻の決め方は荷待ちの原因を受注の締め時刻までさかのぼった記事も参考になります。

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得意先に「Webでは頼まない」と言われたら、どうしますか

無理に移ってもらう必要はありません。FAX番号は残したまま、注文書の書式だけそろえてもらうお願いに切り替えます。逆に、得意先から「うちのWeb発注システムから送る」と言われることもあります。その場合は、相手の画面へ毎日ログインして注文を拾う作業が新しく増えます。受けてよいかどうかの考え方は、FAXをやめて増えた手入力を集約するかの判断で整理しています。

えらびの道では、卸売の受発注・請求をはじめ、業務システムをオーダーメイドで開発しています。今回の内容であれば、FAXの注文を得意先ごとに数える集計から、定番品を呼び出せる受注画面、得意先向けのWeb発注画面、WebとFAXの重複を知らせる仕組みまでを、いまお使いの販売管理とつなぐ形でお手伝いできます。最初は件数の多い数社の分だけを作り、使いながら対象を広げていく進め方をとっています。受注データがたまってきたら、得意先ごとの注文の傾向を見える形にすることにも対応しています。

FAX注文の打ち直しを減らすまで、えらびの道でお手伝いできること

合同会社えらびの道は、中小企業向けのシステム受託開発と、データ活用の支援を本業としている会社です。卸売の受発注や請求の仕組みも、設計から開発まで手がけてきました。

得意先ごとの注文件数と書き方を数える一覧づくりから、御社の業務に合わせてお手伝いします。前回の注文を呼び出して数量だけ直せるWeb発注の画面や、得意先を選ぶと定番品が並ぶ受注画面も、御社の品目と得意先に合わせて作ります。同じ日に同じ得意先から2件の注文が入ったときに知らせる仕組みも、あわせて用意できます。

進め方としては、全部を一度に置き換えず、止まると困る1業務から動かします。たとえば件数の多い数社のWeb発注から始め、FAXのまま残す得意先は様子を見ながら移していきます。打ち合わせから開発までを同じ人間が担当するため、途中で話が食い違いにくい体制です。

どの得意先から切り替えるか迷っている段階でも構いません。えらびの道では、オンラインで30分のご相談を費用をいただかずにお受けしています。年末の受注ピークに向けた進め方を、一緒に整理するところから始めましょう。

よくある質問

FAXの注文をWeb発注に切り替えるには、どのくらいの期間が必要ですか？

得意先1社ごとに、お願いしてから定着するまで1〜2か月ほど見ておくと安心です。その間はFAXとWebの両方で注文が届くことがあるため、どちらを正とするかを先に伝えておきます。年末の受注ピークに重ならないよう、11月前半までにお願いを済ませるのが目安です。

FAXの注文書はOCRで読み取れますか？

読み取ることはできます。ただ、得意先ごとに書式や書き方が違うままでは、読み取った結果を確かめる手間が残ります。先に当社の書式の注文書を配り、品番と数量の欄をそろえてから導入を考えると、効果が出やすくなります。手書きの多い得意先には、定番品を印字して数量だけ書いてもらう形が向いています。

得意先がWeb発注を使ってくれない場合はどうすればよいですか？

無理に切り替えてもらう必要はありません。FAXは残したまま、当社の書式の注文書を使ってもらうようお願いすると、読み間違いと入力の手間を減らせます。さらに、受注画面で得意先を選ぶと定番品が並ぶようにしておけば、FAXで注文する得意先の分も入力にかかる時間を短くできます。